Datenschutzerklärung

Verantwortlich für die Verarbeitung personenbezogener Daten in diesem CRM, soweit es um die Konten der Nutzer und den Betrieb der Anwendung geht:

[Firmenname mit Rechtsform, z. B. HENT Media GmbH]
[Straße und Hausnummer], [PLZ und Ort]
E-Mail: [E-Mail-Adresse, z. B. info@hent-media.com]
Telefon: [Telefonnummer]

Das CRM ist eine Software für Unternehmen, die damit ihre Bewerbungen und Kandidaten verwalten. Dabei gibt es zwei Rollen:

• Konten und Nutzung der Anwendung: Für die Daten der Personen, die sich im CRM anmelden, sind wir verantwortlich. Darum geht es in dieser Datenschutzerklärung.
• Bewerber- und Kandidatendaten: Diese Daten verarbeiten wir im Auftrag des jeweiligen Unternehmens nach Art. 28 DSGVO. Verantwortlich ist das Unternehmen, bei dem die Bewerbung eingegangen ist. Bewerberinnen und Bewerber wenden sich mit Fragen zu ihren Daten bitte direkt an dieses Unternehmen. Einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung stellen wir Unternehmen unter [E-Mail für den AV-Vertrag, z. B. datenschutz@hent-media.com] bereit.

• Kontodaten: Name, E-Mail-Adresse, Passwort (nur verschlüsselt gespeichert), Rolle im Unternehmen, Profilbild und persönliche Einstellungen wie die Anordnung der Übersicht.
• Unternehmensdaten: Name, Logo und Website des Unternehmens sowie Einladungen an weitere Teammitglieder.
• Nutzungsdaten: Anmeldezeitpunkte, Aktivitäten im CRM (etwa wer einen Bewerber verschoben oder bewertet hat) und Benachrichtigungen.
• Technische Daten: IP-Adresse, Browser und Uhrzeit des Zugriffs in den Protokollen des Servers.

Rechtsgrundlage ist die Erfüllung des Vertrags mit dem Unternehmen, für das die Nutzer tätig sind (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO), sowie unser berechtigtes Interesse an einem sicheren und stabilen Betrieb (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

Die Anwendung läuft bei Vercel Inc. (340 S Lemon Ave #4133, Walnut, CA 91789, USA). Die Server stehen in Frankfurt am Main. Beim Aufruf verarbeitet Vercel technische Daten wie die IP-Adresse, um die Seiten auszuliefern und Angriffe abzuwehren. Da Vercel ein US-Unternehmen ist, kann ein Zugriff aus den USA nicht ausgeschlossen werden. Die Übermittlung ist über das EU-US Data Privacy Framework bzw. Standardvertragsklauseln der EU-Kommission abgesichert.

Konten, Unternehmens- und Bewerberdaten speichern wir bei Supabase Inc. (970 Toa Payoh North #07-04, Singapur 318992). Die Datenbank liegt in der Region [Region des Supabase-Projekts, z. B. Frankfurt (eu-central-1)]. Supabase übernimmt auch die Anmeldung. Mit Supabase besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung einschließlich der Standardvertragsklauseln der EU-Kommission.

Wir setzen nur Cookies, die für die Anmeldung technisch nötig sind. Sie halten fest, dass jemand angemeldet ist, und werden beim Abmelden gelöscht. Dafür ist keine Einwilligung erforderlich (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG).

Im Speicher des Browsers (localStorage) merkt sich das CRM außerdem, ob Desktop-Benachrichtigungen auf diesem Gerät eingeschaltet sind. Diese Angabe verlässt das Gerät nicht.

Es gibt keine Analyse- oder Werbe-Cookies und kein Tracking. Schriftarten werden von unserem eigenen Server geladen, eine Verbindung zu Google entsteht dabei nicht.

Unternehmen können Formulare auf ihren eigenen Websites (etwa Webflow oder Typeform) mit dem CRM verbinden. Die dort eingegebenen Bewerberdaten werden an das CRM übertragen und für das jeweilige Unternehmen gespeichert. Für diese Formulare und die zugehörigen Datenschutzhinweise ist das Unternehmen verantwortlich (siehe Abschnitt 2).

E-Mails an Bewerber und Interessenten, etwa Eingangsbestätigungen oder Einladungen zum Gespräch, werden über das Google-Workspace-Postfach verschickt, das ein Unternehmen mit dem CRM verbunden hat. Anbieter ist Google Ireland Limited (Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland). Google erhält dafür Name und E-Mail-Adresse des Empfängers sowie den Inhalt der Nachricht; die E-Mail liegt anschließend auch im Postfach des Unternehmens. Mit Google besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung. Eine Verarbeitung in den USA ist nicht ausgeschlossen; Google ist nach dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert. Der Zugang zum Postfach wird verschlüsselt gespeichert und nur für den Versand aus dem CRM verwendet.

Unternehmen können ihr Werbekonto bei Meta Platforms Ireland Ltd. (Merrion Road, Dublin 4, Irland) verbinden, um Kampagnenzahlen im CRM zu sehen. Dafür rufen wir über die Marketing-Schnittstelle von Meta zusammengefasste Werte ab: Ausgaben, Reichweite, Klicks und Leads. Einzelne Personen lassen sich daraus nicht erkennen. Der Zugangsschlüssel wird verschlüsselt gespeichert und nur für diese Abfrage verwendet. Personenbezogene Daten aus dem CRM übermitteln wir nicht an Meta.

Die Anleitungsvideos im Hilfe-Bereich werden von BunnyWay d.o.o. (Cesta komandanta Staneta 4A, 1215 Medvode, Slowenien) ausgeliefert. Beim Abspielen erhält Bunny die IP-Adresse und technische Angaben zum Browser. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an einer schnellen, zuverlässigen Videoauslieferung innerhalb der EU (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

Die Seitenleiste verlinkt auf Google Kalender und Timeliner. Diese Dienste öffnen sich in einem neuen Tab. Erst dann gelten die Datenschutzbestimmungen des jeweiligen Anbieters, vorher werden keine Daten übertragen.

Kontodaten speichern wir, solange das Konto besteht. Wird es gelöscht oder endet der Vertrag mit dem Unternehmen, löschen wir die Daten, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen. Bewerberdaten löscht das jeweilige Unternehmen selbst, etwa über das Bewerber-Archiv. Protokolle des Servers werden nach kurzer Zeit automatisch gelöscht.

Sie haben das Recht auf

• Auskunft über Ihre gespeicherten Daten (Art. 15 DSGVO),
• Berichtigung unrichtiger Daten (Art. 16 DSGVO),
• Löschung (Art. 17 DSGVO) und Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO),
• Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO),
• Widerspruch gegen Verarbeitungen, die auf unserem berechtigten Interesse beruhen (Art. 21 DSGVO).

Schreiben Sie uns dazu an [E-Mail-Adresse, z. B. info@hent-media.com]. Außerdem können Sie sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde beschweren, für uns zuständig ist: [Aufsichtsbehörde, z. B. Der Landesbeauftragte für den Datenschutz Baden-Württemberg].